Gestion administrative et commerciale

Traitement administratif :

• Rédaction, mise en forme et envoi de tous vos courriers professionnels, e-mails, notes internes et documents officiels.
• Gestion des agendas partagés et organisation des communications entrantes et sortantes.

Classement & organisation :

• Mise en place d’un système de classement physique et/ou numérique efficace.
• Numérisation de vos documents importants, archivage, et tri des pièces pour faciliter vos recherches quotidiennes et préparer les dossiers (RH, juridique, etc.).

Tableaux de suivi :

• Création et mise à jour de tableaux de bord simples pour suivre les indicateurs clés de votre activité (hors finances : ex. suivi des stocks, des congés, des heures travaillées, des projets en cours).

Suivi clients / relances :

• Organisation et mise à jour de votre fichier clients/prospects.
• Suivi administratif des relations après-vente et gestion proactive des relances (rappels de rendez-vous, satisfaction, etc.).

Aide à la prospection :

• Recherche et qualification de nouveaux contacts professionnels (fournisseurs, partenaires, clients potentiels).
• Collecte d’informations et préparation des supports administratifs nécessaires à l’approche commerciale.

Suivi des commandes, devis et factures :

• Création et envoi des devis et des factures conformes.
• Contrôle du circuit de validation des commandes et suivi des règlements pour garantir la traçabilité de votre activité commerciale.

Pré-comptabilité :

• Organisation et classement rigoureux de toutes les pièces comptables (factures d’achats, reçus, justificatifs).
• Préparation du dossier complet selon les exigences de votre expert-comptable pour un transfert rapide et sans erreur.

Contrôle des Flux Bancaires :

• Réalisation du rapprochement bancaire régulier (pointage).
• Vérification que toutes les transactions sur vos relevés correspondent aux écritures comptables, pour détecter rapidement toute anomalie ou erreur.

Tableaux de Bord Financiers :

• Création et mise à jour d’indicateurs financiers personnalisés (CA, dépenses clés, marges).
• Obtention d’une vision synthétique et claire de la santé financière de votre activité pour piloter la performance.

Suivi des Dépenses :

• Enregistrement, catégorisation et traçabilité de l’ensemble de vos coûts de fonctionnement.
• Surveillance des budgets d’achats pour éviter les dépassements et contrôler les engagements financiers.

Gestion des Échéances et Provisions :

• Mise en place d’un calendrier de paiement des charges fixes et variables (URSSAF, TVA, impôts, loyers).
• Organisation des provisions nécessaires pour anticiper les sorties d’argent importantes sans impacter la trésorerie.

Analyse et Optimisation des Coûts :

• Examen approfondi des postes de dépenses récurrents.
• Identification des opportunités de réduction des coûts, de renégociation de contrats fournisseurs ou d’amélioration de la rentabilité.

Planification :

• Décomposition du projet ou de l’événement en tâches séquentielles.
• Création d’un calendrier détaillé pour garantir que chaque étape soit réalisée dans les délais impartis.

Recherche des Prestataires :

• Identification des fournisseurs, lieux ou intervenants potentiels nécessaires à la réalisation (traiteurs, graphistes, loueurs de matériel, etc.).
• Collecte des devis et aide à la sélection finale.

Gestion Administrative des Contrats :

• Organisation, vérification et suivi des devis et des contrats signés avec les prestataires.
• Mise en place d’un système de rappel pour les dates clés (acompte, validation finale, etc.).

Coordination Logistique (Matériel & Lieu) :

• Organisation pratique des besoins en matériel et des installations.
• Préparation des listes de vérification (checklists) pour les lieux, les équipements et les accès nécessaires à l’événement ou à la phase d’exécution du projet.

Suivi des Tâches et des Livrables :

• Maintien à jour de la liste des actions à effectuer par les équipes ou les intervenants.
• S’assurer que les livrables intermédiaires sont produits et validés conformément au planning établi.

Rapports d’Avancement et Synthèse :

• Collecte des données de progression du projet ou des retours de l’événement.
• Préparation de rapports synthétiques pour les réunions ou les bilans post-réalisation.